Het ontwikkelen van het BBC-verhaal had als doel de organisatie en haar managers te versterken in het beleidvoerend vermogen en het strategisch denken/handelen

De introductie van de beleids- en beheerscyclus binnen de lokale besturen was een enorme kans om het beleidsvoerend vermogen te professionaliseren.

Net zoals in een vorige fase het lokaal sociaal beleidsplan toeliet om een aantal managementbeginselen te implementeren (data-analyse, SWOT-analyse met strategische doelen, smart-actieplanning, interne/externe auditing), liet het BBC-verhaal toe om een aantal doelstellingen in praktijk te brengen;
• Beleidsvoorbereiding op basis van (data)analyses, budgettaire evoluties en kritische succesfactoren
• Beleidsbepaling die optimaler leesbaar en geargumenteerd kan worden naar de raad enerzijds en de diensthoofden anderzijds
• Beleidsuitvoering met oog voor een optimalere interne controle en doelbereik, continue monitoring, periodieke rapportering en bijsturingsmogelijkheid, budgethouderschap, enz.

De stad en het OCMW slaagden erin om, mede door de begeleiding van Kabinet, de focus te leggen het verhogen van het beleidsvoerend vermogen. BBC en olympus bleven middelen en geen doelen op zich, ze waren perfecte hulpmiddelen om het hoofddoel te realiseren.

Kabinet focuste in haar begeleiding op het groeiproces waarbij diverse pedagogische methodieken en elementen toegevoegd werden. Vanuit de basispedagogie van weten-kennen-inzien-toepassen wordt vertrokken om de diverse betrokkenen zichzelf verder te ontplooien. Het succes van het BBC-verhaal kan dan ook afgemeten worden aan het concreet toepassen en gebruiken van de opportuniteiten van de bestuurders en de diensthoofden in hun dagelijks handelen.

Zonder inzicht en overtuiging dat het vernieuwd participatief leiderschap een efficiëntieverhoging kan betekenen, was het niet haalbaar het zelfredzaam beleidsvoerend vermogen van elkeen duurzaam te optimaliseren. Vorming en participeren in de uitbouw van de diverse projectonderdelen door de sleutelpersonen was dan ook onontbeerlijk voor het welslagen van het project.

Geobjectiveerde resultaatmeting via balanced score card en (externe) omgevingsanalyse

Het hoofddoel van een omgevingsanalyse is dan ook beleidsinformatie op een geobjectiveerde wijze aanleveren en beleidsbeslissingen (zowel vanuit het verleden als voor de toekomst onderbouwen en/of hun effect zichtbaar maken. Binnen diverse sociologische perspectieven worden samen meer dan honderd indicatoren weergegeven in een 'huidige situatie'

De balanced scorecard (BSC) is een veelgebruikte techniek voor strategisch management en het behalen van langetermijndoelstellingen binnen organisaties. Balanced scorecards worden gebruikt als middel om een scala aan doelen te verwezenlijken. Zo worden ze gebruikt om:
• De organisatiestrategie ten uitvoer te brengen;
• De strategie te verhelderen en te operationaliseren;
• Strategische kansen/bedreigingen te identificeren en te analyseren;
• De begroting te laten aansluiten op de strategie;
• De organisatie beter te laten aansluiten op de strategie;
• Regelmatig de organisatie door te lichten en waar nodig de strategie aan te passen.

Om de resultaten te visualiseren en de Lommelse situatie af te zetten ten opzichte van de andere referentiegebieden wordt gewerkt met kleurcodes. Dit zorgt er voor dat zowel voor de absolute indicatoren als voor de evolutie-indicatoren we in één oogopslag zien of we het beter, gelijk of slechter doen voor deze parameters afzonderlijk en voor het perspectief in haar geheel.

Coördinatie van het Patsy-project: optimalisatie interne processen.

De Patsy-werkgroep heeft als opdracht de interne processen te optimaliseren door enerzijds gebruik te maken van databeheerssystemen en/of softwarepakketten en door anderzijds de diensten te coachen in het efficïent procesmatig te werken interen/extern. Dit om van 3 onderliggende kernproblemen op te lossen:
• er wordt onvoldoende structureel gewerkt op de kwalitatieve ontwikkeling van de interne processen tussen de diensten onderling
• er is bij diverse medewerkers een gebrek aan kundigheid om alle ondersteunende functie van de softwarepakketten te benutten voor hun eigen werking/dienst
• er is geen centraal databeheersysteem voorhanden

Onder coördinatie en regie van de externe begeleider en met duidelijk mandaat vanuit het BBC-team (waarnaar teruggekoppeld wordt/oplossingen gevalideerd worden/keuzes voorgelegd worden) werkt het PATSYteam in de diepte, dienst per dienst en optimaliseert samen met de diensten onderling indien processen dienstoverschrijdend zijn.

Het werkgebied van het PATSY team beslaat alle diensten die gebruik maken van de geografische softwarepakketten enerzijds en alle diensten die actief zijn in het patrimoniumbeheer. In een latere fase kan de werkwijze eventueel uitgebreid worden naar andere diensten.

Begeleiding conceptontwikkeling tot en met realisatie (ver)nieuwbouwproject Kunstacademie Lommel

Kabinet begeleidde dit (ver)nieuwbouwproject van A tot Z. Ook de voorstudies en kostprijsberekeningen/volumestudies voor het herlocaliseren van de kunstgerelateerde dienste/verenigingen in een belevingscentrum naast het cultuurcentrum De Adelberg (als voorlopende studies voor dit project werd door Kabinet begeleid.

Binnen de projectdefinitie en het programma van eisen werden volgende missiedoelstellingen opgelijst
• Een open kunstacademie Lommel met een lage drempel met kans op verdere groei en ontplooiing
• Met aandacht voor de noden van 2 hoofdgebruikers en gesteund op duidelijke principes inzake pedagogie en kunst-/cultuurbeleving
• Steunend op een ploeg van geëngageerde medewerkers/leerkrachten
• Waarbij samengewerkt wordt onder elkaar, het nabijgelegen woon- en zorgcentrum en de buurt
• Een uitstraling wordt nagestreefd
• En tevens verantwoord wordt omgegaan met beschikbare middelen
• zodat een echt cultureel belevingscentrum ontstaat met maximale kruisbestuiving en ontmoeting tussen de kunsten en de generaties heen.

Via een strakke projectplanning en een strakke regiename met de leidend ambtenaar en de bouwcommissie slaagden we er in om het bouwproject instapklaar te hebben op de vooropgestelde datum, met name de start van het schooljaar 2018-19 en dit alles binnen de goedgekeurde budgetten.

Het ontwikkelen van het BBC-verhaal had als doel de organisatie en haar managers te versterken in het beleidvoerend vermogen en het strategisch denken/handelen

De introductie van de beleids- en beheerscyclus binnen de lokale besturen was een enorme kans om het beleidsvoerend vermogen te professionaliseren.

Net zoals in een vorige fase het lokaal sociaal beleidsplan toeliet om een aantal managementbeginselen te implementeren (data-analyse, SWOT-analyse met strategische doelen, smart-actieplanning, interne/externe auditing), liet het BBC-verhaal toe om een aantal doelstellingen in praktijk te brengen;
• Beleidsvoorbereiding op basis van (data)analyses, budgettaire evoluties en kritische succesfactoren
• Beleidsbepaling die optimaler leesbaar en geargumenteerd kan worden naar de raad enerzijds en de diensthoofden anderzijds
• Beleidsuitvoering met oog voor een optimalere interne controle en doelbereik, continue monitoring, periodieke rapportering en bijsturingsmogelijkheid, budgethouderschap, enz.

De stad en het OCMW slaagden erin om, mede door de begeleiding van Kabinet, de focus te leggen het verhogen van het beleidsvoerend vermogen. BBC en olympus bleven middelen en geen doelen op zich, ze waren perfecte hulpmiddelen om het hoofddoel te realiseren.

Kabinet focuste in haar begeleiding op het groeiproces waarbij diverse pedagogische methodieken en elementen toegevoegd werden. Vanuit de basispedagogie van weten-kennen-inzien-toepassen wordt vertrokken om de diverse betrokkenen zichzelf verder te ontplooien.

Het succes van het BBC-verhaal kan dan ook afgemeten worden aan het concreet toepassen en gebruiken van de opportuniteiten van de bestuurders en de diensthoofden in hun dagelijks handelen.

Zonder inzicht en overtuiging dat het vernieuwd participatief leiderschap een efficiëntieverhoging kan betekenen, was het niet haalbaar het zelfredzaam beleidsvoerend vermogen van elkeen duurzaam te optimaliseren. Vorming en participeren in de uitbouw van de diverse projectonderdelen door de sleutelpersonen was dan ook onontbeerlijk voor het welslagen van het project.

Managementteam-projecten: optimalisatie realisatiegraad zodat projecten tegen oktober 2018 klaar waren

Het horizontale organisatieprincipe geïntroduceerd binnen onze gemeentelijke organisatie en gekoppeld aan het introduceren van professioneel projectmanagement; Diensten zijn gelijkwaardige partners die elkaar nodig hebben en elkaar steunen om gemeenschappelijke (tijdelijke) doelen/projecten te plannen en te realiseren.

Binnen de begeleidingsdeel viel dan ook:
• Selectie vanuit het bestuursakkoord van de (BBC)projecten en dit in samenspraak met het college
• Ondersteuning bij de samenstelling van de diverse projectteams en de projectleiding(en).
• Ondersteuning van de projectplanning en -realisatie via een projectopvolgingssysteem (volgens het SMART-principe) en regelmatige terugkoppeling realisatiegraad aan het college
• Regiename bij complexe projecten op vraag van het college en terzake het MT-projecten leiden

Geobjectiveerde resultaatmeting via (externe) omgevingsanalyse

Het hoofddoel van een omgevingsanalyse is dan ook beleidsinformatie op een geobjectiveerde wijze aanleveren en beleidsbeslissingen (zowel vanuit het verleden als voor de toekomst onderbouwen en/of hun effect zichtbaar maken. Binnen diverse sociologische perspectieven worden samen meer dan honderd indicatoren weergegeven in een 'huidige situatie'

Begeleiding opmaak 2de BBC-cyclus vertrekkende vanuit de VN-durrzaamheidsdoelen en de orgaisatie hierop uitbouwen

Bij de start van de nieuwe beleidsperiode vanaf 1/1/2019 wordt de begeleidingsvraag geherdifinieerd:
• Introductie/verder uitbouwen van een beleidsstructuur: strategische doelen/tactische doelen/actieplannen/acties en omslag naar de nieuwe meerjarenplanning/BBC; opmaak beleidsnota via de methodiek van de VN-duurzaamheidsoelen
• De dienstverleningsprocessen analyseren, optimaliseren en organiseren vanuit de klantbehoeftes en -kenmerken (gekoppeld aan doelbereik, impactverhoging en de omgevingsanalyse)
• Ondersteuning van zowel de leidinggevenden als de medewerkers in het realiseren van de kwaliteitsontwikkeling van de dienstverleningsprocessen
• Harmoniseren van de werkmethodieken en de ondersteunende processen van het (voormalig) ocmw met deze van de gemeentelijke organisatie.
• Algemene verbetervoorstellen formuleren, voorstellen en bij goedkeuring implementeren
• Vertrekkend vanuit de te realiseren BBC-doelen de personeelsbehoefte per domein onderzoeken en desgewenst herdefiniëren
• Ondersteuning van de algemeen directeur en de personeelsdienst in het algemeen en in het aanwervingsproces/instroombeleid in het bijzonder
• Verder concretiseren van het principe van de opdeling/opsplitsing functionele en administratief ondersteunende taakstelling.
• Dit om tot een efficiënte inzet te komen van de diensthoofden/dienstverantwoorde-lijken in hun functionele taakstelling zodat zij maximaal impact kunnen realiseren binnen hun BBC-doelen en dienstverleningsprocessen
• Participatief leiderschap als gewenste leiderschapsvorm verder laten groeien
• Algemene verbetervoorstellen formuleren, voorstellen en bij goedkeuring implementeren

Marketingbegeleiding van deze belangrijke speler voor de Antwerpse haven/de Vlaamse maritieme sector

De Scheepvaartschool - Cenflumarin is een school voor secundair onderwijs in Antwerpen, één van de twee secundaire scholen in Vlaanderen waar een maritieme opleiding wordt geboden, en de enige school voor een opleiding in de binnenvaart. De school leidt op voor beroepen in de kleine handelsvaart (schepen tot 3.000 BRT), op baggerschepen en sleepboten (tot 200 mijl uit de kust), de nautische diensten van de Vlaamse overheid, e.a. Met een diploma van deze school kan men aan de slag als wachtoverste (2e/3e officier) en uiteindelijk doorgroeien tot kapitein of hoofdwerktuigkundige. Cenflumarin is de afkorting van Centrum voor Fluvio-Maritieme Instructie en biedt ook externe opleidingen aan binnen de sector.

Voor de haven van Antwerpen is het belangrijk om een eigen opleidingsschool (ter voorbereiding van de hogere zeevaartschool) te hebben. Omgekeerd is het voor de school belangrijk zich te profileren binnen de (economische en politieke) wereld zodat de dure opleidingskosten (2 opleidingschepen) maatschappelijk gedeeld worden tussen haven, departement onderwijs en departement mobiliteit.

Marketingsgewijs ondersteunt Kabinet deze school om zich in de markt te zetten en te netwerken. Sinds de start van de begeleiding (2016) kregen de school dan ook divers 'schoon' volk over de vloer: Europees Commissaris Marianne Thyssen, Vlaamse Ministers Hilde Crevits & Ben Weyts, enz.

Op maandag 5 december 2016 openden Europees Commissaris Marianne Thyssen en Vlaams minister van Onderwijs Hilde Crevits officieel de Europese week op GO! Campus Leerhaven in Antwerpen. Tijdens de allereerste Europese week van de Beroepsvaardigheden worden heel wat arbeidsmarktgerichte opleiding- en vormingsinitiatieven in de kijker gezet. Tijdens hun bezoek maakten ze ook kennis met het opleidingsschip THEMIS II en de maritieme opleidingen die de campus aanbiedt.

Vlaams minister van Onderwijs Hilde Crevits en Vlaams minister van Mobiliteit Ben Weyts investeren 232.000 euro in de Themis II, het opleidingsschip voor de binnenvaart. (5 juli 2018) Vlaams minister van Onderwijs Hilde Crevits: “Met de investeringen in de Themis II houden we onze maritieme opleidingen in het secundair onderwijs op koers. Door de toekenning van deze middelen garanderen we een kwaliteitsvolle uitrusting van het opleidingsschip van GO! Cenflumarin én willen we nogmaals het belang van de binnen- en scheepvaart voor Vlaanderen onderstrepen”. Vlaams minister van Mobiliteit Ben Weyts: “De binnenvaart zal in de komende jaren alleen belangrijker worden. Steeds meer ondernemers ontdekken de watersnelweg als positief alternatief voor de file. Vlaanderen heeft dus goed opgeleide binnenschippers en scheepswerktuigkundigen nodig. Dankzij een vaarwaardige Themis II worden ze al tijdens hun opleiding ondergedompeld in de praktijk”.

Beleidsvoerend vermogen op basis van het zandlopermodel (ontwikkeld door Kabinet)

Het zandloperkwaliteitssyteem is specifiek ontworpen voor de non-profit sector in het algemeen en de onderwijssector in het bijzonder. Deze methodiek heeft als missie een kwaliteitscyclus op te starten gestuurd door de leiding en met betrokkenheid van de medewerkers die dagdagelijks de kernactiviteit realiseren.

De begeleiding realiseert:
• De uitvoering van de gewenste situatie in plaats van het maken van te uitgebreide analyses van de huidige situatie. De analysefase is uiterst efficiënt en effectief gemaakt.
• Detectie van de kernkenmerken van de organisatie door gebruik te maken van SWOT-analyse en de pareto-gedachte. Zo wordt met beperkte energie een juiste foto van de ‘huidige situatie’ gemaakt
• Een evenwichtige kwaliteitsvooruitgang op de belangrijke organisatiegebieden van de school.
• Ondersteuning van de directie inzake managementmethodiek en systeemwerking (top-down element)
• Verbeteracties realiseren op werkvloerniveau door het betrekken van medewerkers in de verschillende projectfasen (bottom-up element)
• Tevredenheid van de medewerkers verhogen als scharnierelement in de kwaliteitsverbetering
• Aantoonbaarheid van de realisaties verzekeren en opvolgen
• Concrete realisaties op korte en middenlange termijn
• Het werken met een kwaliteitssysteem en –cirkel als methodiek aanleren op toepassingsniveau

Begeleiding internationale kwaliteitscertificering zodat diploma's (lange omvaart) internationaal erkend worden/blijven

De maritieme opleidingen moeten voldoen aan zowel normen van het departement de onderwijs, het departement mobiliteit en (vooral) aan de internationale (STCW)-normen. Om die reden dient de school ISO-certificeerd te zijn of een gelijkwaardig internationaal erkend kwaliteitslabel te hebben/te behouden.

Kabinet begeleidt de school via management reviews, externe audits en het coachen van het kwaliteitsteam/-coördinator. Dit opdat de internationale erkenning in stand wordt gehouden.

Geobjectiveerde resultaatmeting via balanced score card & tevredenheidsmetingen

De balanced scorecard (BSC) is een veelgebruikte techniek voor strategisch management en het behalen van langetermijndoelstellingen binnen organisaties. Balanced scorecards worden gebruikt als middel om een scala aan doelen te verwezenlijken. Zo worden ze gebruikt om:
• De organisatiestrategie ten uitvoer te brengen;
• De strategie te verhelderen en te operationaliseren;
• Strategische kansen/bedreigingen te identificeren en te analyseren;
• De begroting te laten aansluiten op de strategie;
• De organisatie beter te laten aansluiten op de strategie;
• Regelmatig de organisatie door te lichten en waar nodig de strategie aan te passen.

Om de resultaten te visualiseren wordt gewerkt met kleurcodes. Dit zorgt er voor dat zowel voor de absolute indicatoren als voor de evolutie-indicatoren we in één oogopslag zien of we het beter, gelijk of slechter doen voor deze parameters afzonderlijk en voor het perspectief in haar geheel.

Bijkomend worden er 2-jaarlijks klantteverdenheidsmetingen gedaan vanuit de 5 organisatiegebieden maatschappij, personeel & middelen, innovatie, gebruikers en proces.

Begeleiding bij de ontwikkeling van de Kunstacademie Lommel. Projectdefinitie en het programma van eisen opmaken voor dit renovatie-en niewbouwproject voor diverse gebruikersgroepen. Ondersteuning leidend ambtenaar bij de projectfasen en de realisatie van het project binnen de gestelde deadlines.